Hjemmearbejde – Hvordan påvirker det relationerne på arbejdspladsen?

Efterspørgslen efter hjemmearbejde er steget eksplosivt i de seneste par år. Faktisk er 92% af alle teams blevet mere hybride, end de var før pandemien, og både medarbejdere og ledere veksler i højere grad mellem kontoret og hjemmet i løbet af deres arbejdsuge.

Dog viser tallene fra vores nye rapport, Den hybride arbejdsplads 2023, at mere arbejde fra hjemmekontoret kan have negative konsekvenser for de indbyrdes relationer mellem kolleger på arbejdspladsen. Derfor sætter vi i denne blog fokus på, hvilke udfordringer medarbejdere har med at opbygge relationer til kolleger i et hybridt arbejdsmiljø, om samarbejdet i teamet påvirkes, samt hvordan disse udfordringer bedst kan håndteres.

Mere hjemmearbejde gør det vanskeligere at danne sociale relationer

Udgangspunktet for ethvert godt professionelt samarbejde har sin rod i den tilknytning, der over tid bygges mellem medarbejdere på en arbejdsplads. Den konsekvens, som øget hjemmearbejde har, er, at man ser mindre til sine kolleger i hverdagen. Dette fremhæves af knap 50% af vores respondenter, der pointerer, at det er blevet sværere at opbygge relationer i et hybridt arbejdsmiljø. Ligeledes kan det vanskeliggøre samarbejde og sparringsmuligheder, da det ofte kan virke voldsomt at planlægge et online møde med en kollega for et par korte spørgsmål, som man normalt ville få fikset med et hurtigt besøg ved deres skrivebord.

I vores rapport udpeger de 1.750 adspurgte medarbejdere, at de fem største udfordringer, som de har oplevet i forbindelse med overgangen til en hybrid arbejdsstruktur, omhandler muligheden for at danne relationer til deres kolleger og have regelmæssig kontakt med dem i hverdagen.

Næsten hver anden medarbejder savner de organiske muligheder for uformel social kontakt, som en hverdag på kontoret tilbyder. I digitale arbejdsrum møder man ikke sine kolleger ved siden af kaffemaskinen, og måske er der ikke altid den samme plads eller tid til at spørge ind til, hvordan familien har det, eller hvad der skete på deres ferie i forrige uge. Det skal altså ikke underkendes, hvor meget muligheden for uformelle samtaler og tæt daglig kontakt bidrager til medarbejderes trivsel og engagement på en arbejdsplads. For disse relationsdannende interaktioner danner udgangspunkt for oprettelsen af en stærk kultur og identitet på arbejdspladsen, hvor man som individ føler dig velkommen og engageret i teamets foretagender.

Kulturen ændres, når der arbejdes hjemmefra

Netop kulturen på arbejdspladsen og teamets identitet fremhæves af mere end 30% af de adspurgte medarbejdere, som de aspekter af fællesskabet, der har været under størst pres siden den hybride arbejdsform gjorde sit indtog på arbejdsmarkedet.

Identitet og kultur er ofte noget, som opstår, når individer gennem interaktioner danner fælles diskurser, forståelser og normer. Dette kræver, at de enkelte medarbejdere har en god indsigt i hinandens adfærdsmønstre og præferencer både i uformelle og professionelle sammenhænge. I et miljø, hvor alle medarbejdere i teamet, har indgående kendskab til hinandens adfærd og tilbøjeligheder, kan de i fællesskab danne en organisatorisk identitet, der favner alle individers værdier og holdninger, samt en kultur, hvor dette kommer til udtryk i praktiske handlinger og procedurer.

Når medarbejdere oftere arbejder hjemmefra, ændres denne dynamik, fordi mulighederne begrænses og ikke opstår lige så hyppigt som tidligere. Medarbejdere må nu i stedet gøre en aktiv indsats for selv at skabe disse rum, da de ikke længere opstår naturligt på samme måde som hidtil. Og selvom 64% af virksomheder har implementeret kommunikationsværktøjer i et forsøg på at afhjælpe dette, er det kun 21%, der sideløbende har introduceret konkrete udviklingsplaner til at hjælpe med implementeringen og anvendelsen af disse.

Dermed ikke sagt, at det er nødvendigt at lave en fuldkommen omvæltning af arbejdspladsens forhenværende kultur og identitet. Det er dog essentielt, at teams gør sig aktive overvejelser om, hvilke behov de har brug for at få opfyldt efter ændringen af deres arbejdsstruktur. Måske er nogle ’ritualer’ såsom ugentlige møder på det fysiske kontor blevet overflødige, når flere kolleger arbejder hjemmefra. Disse kan potentielt erstattes af et møde med et andet format, som bedre kan favne de kolleger, der foretrækker hjemmearbejde, hvilket kan sikre, at alle medlemmer af et team inkluderes på lige fod i de sociale aktiviteter. Muligvis skal der sættes tid af i dagligdagens digitale møder, til at kolleger også kan få talt om ting, der ikke lige nødvendigvis vedrører den specifikke opgave, som de sidder med.

Disse overvejelser er nødvendige at gøre sig, da 2 ud af 3 virksomheder fortsat ønsker at bibeholde den hybride struktur. De rette foranstaltninger kan hjælpe dig godt på vej, men kun du og dit team kan finde frem til, hvordan I i fællesskab kan få det bedste ud af den nye arbejdsform.

Hvordan skal ledere håndtere de sociale udfordringer i deres hybride team?

75% af lederne i undersøgelsen peger på, at det især er vanskeligt at skulle byde nye medlemmer velkomne og introducere dem til arbejdsgangen. I en hybrid arbejdsstruktur kan det tage væsentligt længere tid for en ny medarbejder at danne sig en fornemmelse af teamets arbejdsfunktioner og rutiner. Dertil kan mangel på en fyldestgørende onboarding-proces forårsage, at nye medarbejdere har sværere ved at række ud til erfarne kolleger, som de kan samarbejde med. Undersøgelsen viser ligeledes, at kun 1/3 af teams bruger konkrete opgavestyrings- og samarbejdsværktøjer, også selvom det måske ville skabe væsentligt flere muligheder for, at nye medarbejdere hurtigt integreres i de faste processer.

Effektivt og socialt stimulerende hybridarbejde handler i bund og grund om at balancere kombinationen af fysisk tilstedeværelse og digitalt hjemmearbejde på en måde, der er hensigtsmæssig for både individet og fællesskabet. Derfor har lederne af hybride teams ansvaret for at gå forrest og implementere de rette praksisser og værktøjer, så både det digitale og fysiske arbejdsmiljø er behageligt og lever op til dine kollegers behov for social omgang med hinanden. Specielt værktøjer, der kan tilbyde brugerne kommunikationsmuligheder, som kan imødekomme både omfattende og korte anliggender, er af stor betydning for et godt kommunikationsflow mellem kolleger. De skal dog integreres korrekt, så alle er klar over, hvordan de bedst anvendes. Derfor ønsker 36% af alle ledere netop også bedre træning i digitalt samarbejde og kommunikationsværktøjer. Alle medarbejdere i et hybridt team bør derfor ligeledes engagere sig i disse processer og sørge for, at de bidrager til en succesfuld etablering af dem.

Derudover er det især vigtigt at facilitere en åben dialog om hvert enkelt teammedlems individuelle præferencer og sociale behov. Sørg for ikke at lade denne dialog om jeres arbejdsmiljø blive et engangstilfælde. Hver fjerde medarbejder føler sig utilstrækkeligt understøttet på tre eller flere områder, så du vil afgjort se de bedste resultater ved at foretage løbende evalueringer af, hvordan den hybride struktur påvirker både produktivitet og trivsel på din arbejdsplads.

Hvis du vil sikre, at dine medarbejdere fortsat trives i jeres hybride arbejdsmiljø, anbefaler vi, at du som leder af et hybridt team gør følgende:

1. Undersøg, acceptér og omfavn dit teams forskelligheder.
   Husk på at din opfattelse ikke altid er gældende for andre end dig selv. I vores rapport fremgår det tydeligt, at der er et skel mellem, hvad henholdsvis ledere og ’almindelige’ medarbejdere opfatter som de mest presserende udfordringer og største fordele i hybride arbejdsmiljøer. Dertil har kun 20% af virksomhederne gjort en aktiv indsats for at udforske teamdynamikken og arbejdskulturen. Derfor er det specielt vigtigt, at du som leder sørger for at lytte til dine individuelle medarbejderes syn på situationen og benytter det, du lærer herfra, til at skabe et inkluderende arbejdsmiljø, der kan imødekomme dine medarbejderes varierende præferencer.

2. Skab gode vaner og faste processer:
   27% af de adspurgte medarbejdere mener, at det vigtigste område, som hybride teams i fællesskab bør arbejde på at udvikle, er effektivt samarbejde. Brug derfor dit teams indsigter og holdninger som udgangspunkt for en fælles diskussion/workshop. Her bør I sammen definere processer, der kan facilitere et stærkt samarbejde og fastsætte, hvordan I som hold bedst imødekommer jeres kollegers forskelligheder, så I er sikre på, at alle er inkluderet i fællesskabet på lige fod.

3. Opsøg muligheder for at videreudvikle egne evner.
   Som leder er det afgørende, at du kan gå forrest og skabe de ændringer, som dit team behøver for at kunne trives i deres nye arbejdsstruktur. Dog viste vores rapport at blot 19% af virksomheder har investeret i ledelsesudvikling. Dertil udviser ledere generelt et væsentligt større behov for støtte i hybride arbejdsmiljøer end almindelige medarbejdere, og ligeledes kan de være sårbare overfor øget stress. Så på denne front er der bestemt plads til forbedring. Men med de rette redskaber kan du blive klædt godt på til at kunne skabe et arbejdsmiljø med gode relationer og et stærkt fællesskab – gør derfor en aktiv indsats for at nå dertil!

Vil du have yderligere råd og redskaber, der kan hjælpe med at sørge for, at de stærke relationer i dit team vedligeholdes, selvom I arbejder delvist hjemmefra?

Fakta om rapporten:

• 1.750 respondenter, der arbejder på hybride arbejdspladser (3000 i alt)
  
• 250 medarbejdere fra hvert af landende: USA, Storbritannien, Canada, Frankrig, Tyskland, Holland og Danmark
• Halvdelen har en lederstilling, resten er ”almindelige” medarbejdere
• Data indsamlet mellem den 8. og 24. august 2022
• Undersøgelsen er lavet i samarbejde mellem Insights Learning & Development Ltd og Statista