Télétravail | Comment bien travailler en équipe à distance ?

Comment parvenir à bien travailler en équipe à distance ?

Votre équipe est géographiquement dispersée aux quatre coins de la France ou du monde ? Elle ne se retrouve que pour de rares occasions. Vous vous demandez alors comment renforcer la collaboration à distance et bien travailler en équipe dans ce cadre ? Insights accompagne des milliers d’entreprises partout à travers le monde qui rencontrent les mêmes difficultés.

Comme 60% des entreprises, votre organisation a peut-être opté pour le travail hybride - qui implique d’alterner entre des périodes de travail en présentiel au bureau et des périodes de télétravail à distance, que ce soit à domicile ou dans des espaces de coworking, des tiers-lieux, etc.

Dans le cas inverse, certains membres de votre équipe sont en 100% télétravail et vous n’échangez que virtuellement. Dans ces deux cas de figure, le travail à distance a séduit votre organisation. Les avantages sont bien connus : gain financier en réduisant les espaces de travail, marché de l’emploi élargi, attraction de talents en recherche d’une plus grande autonomie, de flexibilité et d’un surplus de confort.

Dans ces conditions, comment bien travailler en équipe à distance ? Quels problèmes cette configuration soulève-t-elle ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter et comment développer la cohésion d’équipe en s’affranchissant des frontières imposées par le digital ? Grâce à notre expérience du milieu corporate, nous savons que plus de 65 % des difficultés liées aux performances pourraient être résolues en améliorant les relations entre les collaborateurs. Alors suivez le guide.

Tenir compte des inconvénients du travail à distance

S’il offre de nombreux avantages, le travail à distance déstabilise les équipes qui ne disposent plus d’une routine d’échanges en présentiel ou des traditionnels temps de pause entre collègues autour de la machine à café ou de la pause déjeuner.

L’accès à l’information peut s’en trouver également dégradé et les collaborateurs peuvent ressentir un sentiment d’isolement et une baisse de l’engagement vis-à-vis de leur équipe.

Ce manque de lien social et de conversations informelles a été identifié comme étant l'un des principaux écueils à surmonter, dans notre dernier rapport sur les enjeux 2023 du travail hybride.

De plus, selon notre étude, environ 30% des collaborateurs affirment que le travail hybride rend l'établissement d'une identité d'équipe « un peu plus difficile » et l’intégration de nouveaux membres dans l’équipe peut s’avérer complexe. Pour ces nouvelles recrues, comment parvenir à comprendre les dynamiques de groupe établies et s’intégrer pleinement malgré la distance ?

Pour les managers, le défi est de taille pour accompagner comme il se doit chaque collaborateur, quelque soit son lieu de travail et insuffler un esprit d’équipe malgré l’hybridation du travail.

Adopter les bonnes pratiques pour travailler en équipe à distance

Dans ces conditions, comment organiser le travail en équipe, renforcer la cohésion de groupe ou créer des synergies favorisant la collaboration ?

La mise en place d’une feuille de route ou d’une charte de la collaboration à distance peut aider à établir un cadre de travail clair et compréhensible pour tous. Vos équipes ont besoin de repères et d’un cadre pour performer. Ces documents vous permettront de mettre par écrit les objectifs à atteindre, les outils de communication ou les pratiques collaboratives que vous allez employer ou encore les moyens par lesquels vous allez cultiver et entretenir votre cohésion d’équipe.

La charte peut également être accompagnée d’une cartographie des membres de votre équipe ou des autres services recensant les horaires et modalités de travail de chaque collaborateur. Ce simple outil de bons sens sera particulièrement apprécié de ceux ayant besoin de visibilité pour planifier leurs missions. La transparence quant aux agendas et habitudes de travail de chacun fluidifiera les échanges.

Enfin, pour maintenir une bonne collaboration asynchrone, il est aussi déterminant d’établir des horaires et des limites claires. Rappelons que le droit à la déconnexion doit être respecté. Votre charte peut mentionner ce type d’informations capitales pour le travail en équipe, ainsi que les horaires minimum ou maximum auxquels fixer des réunions de travail.

Avec des équipes dispersées parfois sur des fuseaux horaires différents, il est devenu essentiel que les managers favorisent la collaboration intentionnelle. Pour l’entreprise, cela implique de créer délibérément des occasions de communication pour l'équipe, afin de favoriser les échanges, le partage de ressources et les moments conviviaux et informels.

Dans l’environnement de travail hybride, cette collaboration intentionnelle est primordiale pour maintenir l’engagement des équipes, continuer à créer ou développer le sentiment d’appartenance et in fine, améliorer le travail en équipe.

Parmi les animations qui vous permettront d’améliorer la cohésion d’équipe, on peut citer : des déjeuners virtuels, des ateliers, des quizz, en ligne, des challenges ou encore des cours de sport virtuels, etc.

Vous pouvez aussi organiser des moments d’échanges hebdomadaires ou des réunions de travail régulières pour maintenir une communication efficace. Ces temps forts vous aideront à évoquer les projets de la semaine, à fixer les objectifs, à proposer un temps de parole entre collaborateurs ou encore à célébrer vos équipes. N’oubliez pas que même à distance, vos collaborateurs ont besoin de feedback, d’encouragements ou de remerciements.

Ces moments de dialogue vous seront également précieux pour vous assurer de la bonne santé psychique et mentale de vos collaborateurs ou de vos collègues de travail et détecter toute baisse de motivation et signe de désengagement.

Utiliser des outils adaptés pour faciliter le travail en équipe

Pour faciliter le travail en équipe à distance, il existe des outils en ligne, accessibles à tous, qui peuvent aider à stimuler la collaboration en ligne.

Vous utilisez déjà probablement les fameux outils de messagerie en ligne ou d’appels vidéo tels que Slack, Teams, Zoom ou Skype. Avec ces applications, vous pouvez mettre en place un chat dédié à la communication interne ou rendre accessible la tenue de visioconférence. Instaurez des règles de politesse et de salutation sur ces supports numériques pour rendre la collaboration plus respectueuse et chaleureuse. Si au bureau vous dîtes bonjour à vos pairs, pourquoi ne pas le faire à distance ?

Qui dit travail en équipe dit mise en commun des dossiers. Google Drive, Dropbox, Wetransfer ou Factorial vous permettent d’échanger des documents instantanément. Incontournable pour conduire des projets en équipe.

Enfin, des logiciels de gestion de projet tels que Trello, Asana, Airtable, Tandem ou Toggl peuvent vous aider à suivre l’avancement des projets de votre équipe en gardant une trace des tâches et des responsabilités de chacun.

Favoriser des relations interpersonnelles de qualité

Une collaboration d'équipe efficace repose sur un élément clé, à savoir : l'humain.

Certes, il est recommandé de mettre en place des outils et d’établir des processus de travail pour soutenir le bon fonctionnement de l’équipe, mais la qualité de la collaboration dépendra surtout des relations humaines et des compétences interpersonnelles de chacun. L’intelligence émotionnelle se compose d’éléments tels que la conscience de soi, la maîtrise des émotions, la motivation, l’empathie, la capacité à entrer en relation, la confiance, la résolution des problèmes.

Une équipe repose sur la combinaison de différents types et traits de personnalité. Dès lors, il est essentiel de les identifier et de comprendre les styles personnels de chacun pour améliorer la collaboration et surmonter les conflits éventuels.

Cette connaissance de soi et des autres constitue un solide pilier pour bien travailler en équipe. C’est pourquoi notre modèle Insights Discovery basé sur quatre couleurs, permet aux individus de comprendre leur propre style, leurs forces et la valeur qu'ils apportent à l'équipe. Chaque couleur (Rouge Ardent, Jaune Brillant, Vert Calme, Bleu Frais) reflète un mélange unique d'énergie et révèle le mode de fonctionnement et les préférences comportementales de chaque membre de l'équipe.

En prenant conscience des préférences de communication de chacun, l’équipe accède à une meilleure communication, travaille de manière plus respectueuse des spécificités de chacun et collabore de manière plus efficace.

Bien travailler en équipe à distance ne s’improvise pas. Une panoplie d’initiatives sont à votre disposition pour établir un cadre clair et propice aux échanges. Les relations interpersonnelles sont le terreau fertile à l’épanouissement d’une équipe soudée et performante. Au-delà des feuilles de route, des plannings de réunions qui orchestrent le travail à distance, le meilleur atout de votre équipe réside dans l’approfondissement des liens entre ses membres. Faites le pari de l’humain.

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